Voditelji obrade mogu obrađivati osobne podatke samo u jednoj od sljedećih okolnosti:

• uz privolu osoba čiji se osobni podaci obrađuju;
• ako je obrada nužna za izvršenje ugovora (ugovor između vaše organizacije i pojedinca);
• ispunjavanje pravne obveze na temelju zakonodavstva EU-a ili nacionalnog zakonodavstva;
• ako je obrada nužna za izvršavanje službene ovlasti ili zadaće od javnog interesa u skladu sa zakonodavstvom EU-a ili nacionalnim zakonodavstvom;
• zaštita životno važnih interesa pojedinca;
• legitiman interes vaše organizacije – osim kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode ispitanika.

Osim toga, Općom uredbom o zaštiti podataka utvrđuju se dodatni uvjeti za obradu osobnih podataka posebnih kategorija.

Više informacija:

• Obrađuj osobne podatke zakonito

• Svaka obrada osobnih podataka mora biti zakonita, poštena i transparentna.
• Prikupljanje osobnih podataka mora biti samo u određene, izričite i zakonite svrhe. Obrada podataka pojedinca mora biti strogo ograničena na prvotno utvrđene svrhe i stoga se ne smije obrađivati u daljnje ili druge svrhe koje nisu u skladu s prvotnim svrhama.
• Obrađivanje samo onih osobnih podataka koji su primjereni, relevantni i ograničeni u odnosu na ono što je nužno s obzirom na predviđenu svrhu.
• Svi osobni podaci koji se obrađuju moraju biti točni i prema potrebi ažurirani. Netočni osobni podaci moraju se ispraviti ili izbrisati.
• Pohrana osobnih podataka pojedinaca mora biti vremenski ograničena s obzirom na svrhu u koju su ti podaci prikupljeni i obrađeni. Stoga se osobni podaci pojedinaca moraju izbrisati ili anonimizirati nakon što ti podaci više nisu potrebni.
• Obrada podataka pojedinaca mora se provoditi na siguran način. U tom smislu potrebno je uspostaviti snažne sigurnosne kontrole kako bi se osigurala odgovarajuća zaštita podataka pojedinaca.

Naposljetku, voditelj obrade je odgovoran. To znači da je odgovoran i mora biti u stanju dokazati usklađenost s gore navedenim načelima.

Više informacija:

• Osnove zaštite podataka

Opća uredba za zaštitu podataka nameće obveze svim organizacijama koje obrađuju osobne podatke, bez obzira na to jesu li voditelji obrade ili izvršitelji obrade.

Konkretno, trebali biste:

• Zapitati se da li je svrha u koju se osobni podaci mogu prikupljati opravdana i prikupljajte li samo osobne podatke koji su potrebni za određenu svrhu ili svrhe;
• Održavajte osobne podatke pojedinaca točnim i ažurnim te izbrišite podatke kada vam više nisu potrebni;
• Poštujute prava pojedinaca tako što će te ih informirati o tome kako i zašto se njihovi podaci obrađuju te im omogućiti da ostvare svoja prava;
• Provjerite imate li odgovarajuću pravnu osnovu za obradu osobnih podataka. U slučaju da se namjeravate osloniti na privolu pojedinaca, zatražite njihovu privolu prije obrade njihovih osobnih podataka;
• Osigurajte da se s osobnim podacima pojedinaca postupa na siguran način;
• Vodite evidenciju aktivnosti obrade.

Izvršitelji obrade morat će se pridržavati odgovornosti utvrđenih  ugovorom između voditelja obrade i izvršitelja obrade ne smiju obrađivati podatke na drugi način osim u skladu s uputama voditelja obrade.

Više informacija:

• Budi usklađen s Općom uredbom o zaštiti podataka
• Voditelj obrade ili izvršitelj obrade
• Osnove zaštite podataka

Kolačići su male datoteke pohranjene na uređaju, kao što su računalo, mobilni uređaj ili bilo koji drugi uređaj koji može pohraniti informacije. Kolačići služe brojnim važnim funkcijama, uključujući pamćenje korisnika i njihove prethodne interakcije s internetskom stranicom. Mogu se koristiti za praćenje stavki u internetskoj košarici za kupnju ili za praćenje informacija kada se pojedinosti umetnu u internetski obrazac za prijavu.

Kolačići za provjeru autentičnosti također su važni za identifikaciju korisnika kada se prijave na bankovne usluge i druge internetske usluge. Informacije pohranjene u kolačićima mogu uključivati osobne podatke, kao što su IP adresa, korisničko ime, jedinstveni identifikator ili adresa e-pošte.

Imenovanje službenika za zaštitu podataka obvezno je u sljedeća tri slučaja:

• organizacija je tijelo javne vlasti;
• osnovne aktivnosti organizacije sastoje se od redovitog i sustavnog praćenja pojedinaca u velikim razmjerima, na primjer geolokacije putem mobilne aplikacije ili nadzora trgovačkih centara i javnih prostora putem videonadzora;
• osnovne aktivnosti organizacije sastoje se od opsežne obrade osjetljivih podataka ili osobnih podataka povezanih s kaznenim osudama i kaznenim djelima.

Uvijek možete imenovati službenika za zaštitu podataka na dobrovoljnoj osnovi, čak i ako to nije zakonski propisano. Imajte na umu da u tom slučaju morate poštovati sve odredbe Opće uredbe o zaštiti podataka koje se odnose na zadaće i položaj službenika za zaštitu podataka.

Više informacija:

• Službenik za zaštitu podataka

Službenik za zaštitu podataka ne može se smatrati odgovornim za nepoštivanje Opće uredbe o zaštiti podataka. Usklađenost s Općom uredbom o zaštiti podataka odgovornost je organizacije koja je imenovala službenika za zaštitu podataka.

Više informacija:

• Službenik za zaštitu podataka

Ne, obrada osjetljivih podataka općenito je zabranjena, osim u vrlo specifičnim okolnostima:

• Pojedinac je dao izričitu privolu za obradu svojih osjetljivih podataka.
• Obrada osjetljivih podataka nužna je kako bi voditelj obrade podataka ispunio svoje obveze, posebno u kontekstu zapošljavanja, socijalne sigurnosti i socijalne zaštite. Na primjer, voditelj obrade možda će morati obraditi osjetljive podatke osobe kako bi mogao utvrditi ima li pravo na određene naknade socijalne zaštite ili stipendije za zapošljavanje.
• Obrada osjetljivih podataka nužna je kako bi se zaštitili životno važni interesi osobe ako pojedinac fizički ili pravno nije u mogućnosti dati privolu. Na primjer, ako je pojedinac ostao bez svijesti kao posljedica nesreće i zahtijeva hitnu medicinsku skrb, možda će biti potrebno obraditi njegove zdravstvene podatke kako bi se pružila odgovarajuća medicinska skrb.
• Obrada osjetljivih podataka provodi se u kontekstu legitimnih aktivnosti zaklade, udruge ili druge neprofitne organizacije s političkim, filozofskim, vjerskim ili sindikalnim ciljem i samo za obradu osobnih podataka njihovih članova, bivših članova ili osoba koje su s njima u redovitom kontaktu.
• Osjetljive podatke koje je očigledno  objavio pojedinac.
• Obrada osjetljivih podataka nužna je u kontekstu sudskih postupaka.
• Obrada osjetljivih podataka nužna je za pitanja od znatnog javnog interesa.
• Obrada osjetljivih podataka nužna je u kontekstu preventivne medicine ili medicine rada. Na primjer, obrada osjetljivih podataka pojedinca, kao što su zdravstveni podaci, može biti potrebna kako bi se utvrdila njihova radna sposobnost.
• Obrada osjetljivih podataka nužna je za pitanja javnog zdravlja na temelju prava EU-a ili nacionalnog prava. Na primjer, obrada osjetljivih podataka pojedinaca može biti potrebna kako bi se osigurala visoka kvaliteta zdravstvene skrbi i visoka kvaliteta medicinskih proizvoda ili kako bi se suzbile ozbiljne prijetnje zdravlju, kao što su virusi.
• Obrada osjetljivih podataka nužna je u svrhe arhiviranja u javnom interesu ili u svrhe znanstvenog ili povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe. Na primjer, obrada osjetljivih podataka može biti potrebna za pružanje točnih statističkih podataka o stanju zemlje u određenom području.

Više informacija:

• Obrađuj osobne podatke

Privola bi doista mogla biti valjana pravna osnova za pohranu životopisa podnositelja zahtjeva za posao. Drugi mogući pravni temelj mogao bi biti legitiman interes. U tom slučaju morate provesti test ravnoteže kako biste dokazali da legitimni interesi vaše organizacije nadmašuju prava podnositelja zahtjeva.

Organizacije će u svakom slučaju morati obavijestiti kandidate da namjeravaju pohraniti njihove podatke i u koje svrhe.

Više informacija:

• Obrađuj osobne podatke zakonito

Da, ali da biste to učinili, prvo ćete morati utvrditi pravnu osnovu za obradu ove vrste osobnih podataka. Na primjer, obrada se može smatrati legitimnim interesom vaše organizacije. Prilikom obrade osobnih podataka na temelju legitimnog interesa uvijek je potrebno provesti test ravnoteže kako bi se utvrdilo nadmašuju li vaši legitimni interesi prava pojedinaca, posebno ako su uključena djeca.

Druga moguća pravna osnova za takvu obradu mogla bi biti privola. U svakom slučaju, pojedince bi uvijek trebalo unaprijed obavijestiti da se događanje fotografira ili snima.

Više informacija:

• Obrađuj osobne podatke zakonito

Trebali biste odgovoriti bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od mjesec dana od primitka zahtjeva. Taj se rok može produljiti za još dva mjeseca ako je zahtjev previše složen i ako je potrebno više vremena za odgovor, pod uvjetom da je pojedinac o tome obaviješten u roku od mjesec dana od primitka zahtjeva.

Morate to učiniti besplatno.

Više informacija:

• Poštuj prava pojedinaca