Ποια δικαιώματα έχουν τα άτομα βάσει του GDPR?
Ο ΓΚΠΔ παρέχει τα ακόλουθα δικαιώματα στα υποκείμενα των δεδομένων, δηλαδή στα άτομα των οποίων τα δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία:
- Δικαίωμα ενημέρωσης
- Δικαίωμα πρόσβασης
- Δικαίωμα διόρθωσης
- Δικαίωμα διαγραφής (δικαίωμα στη λήθη)
- Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας
- Δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων
- Δικαίωμα εναντίωσης
- Δικαίωμα να μην υπόκεινται σε απόφαση που βασίζεται αποκλειστικά σε αυτοματοποιημένη επεξεργασία
Λάβετε υπόψη ότι ορισμένα από αυτά τα δικαιώματα δεν ισχύουν σε όλες τις περιπτώσεις. Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να δείτε τον πίνακα των δικαιωμάτων του υποκειμένου των δεδομένων για κάθε νομική βάση.
Ο υπεύθυνος επεξεργασίας έχει την υποχρέωση να απαντά σε αιτήματα των υποκειμένων των δεδομένων που ασκούν τα δικαιώματά τους και πρέπει να διευκολύνει την άσκηση των δικαιωμάτων αυτών. Ο εκτελών την επεξεργασία πρέπει να συνδράμει τον υπεύθυνο επεξεργασίας σε αυτό το καθήκον.
Κατάλογος ελέγχου για το τι πρέπει να κάνετε όσον αφορά τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων:
- Να είστε προετοιμασμένοι: Αναπτύξτε συστήματα και διαδικασίες για την ανταπόκριση σε αιτήματα σχετικά με τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων και εκπαιδεύστε το προσωπικό σας να ενσωματώνει αιτήματα σχετικά με τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων στις εσωτερικές ροές εργασίας σας.
- Να διευκολύνετε την άσκηση των δικαιωμάτων: Διευκολύνετε τα υποκείμενα των δεδομένων να μάθουν ποια είναι τα δικαιώματά τους και πώς να επικοινωνήσουν μαζί σας για να τα ασκήσουν.
- Να είστε ενήμεροι για τις ροές δεδομένων σας: Κρατήστε ενημερωμένο το μητρώο σας για να προσδιορίσετε γρήγορα τα δεδομένα που επεξεργάζεστε και να εντοπίσετε και να ανακτήσετε αποτελεσματικά τις πληροφορίες.
- Να τηρείτε την αρχή της διαφάνειας: Να ενημερώνετε πάντα τα υποκείμενα των δεδομένων με σαφή και κατανοητό τρόπο σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα που επεξεργάζεστε, πριν από την επεξεργασία (για παράδειγμα στην πολιτική απορρήτου σας) και κατά τη διάρκεια της επεξεργασίας (για παράδειγμα, όταν συμμορφώνεστε με αίτημα πρόσβασης του υποκειμένου των δεδομένων).
- Να απαντάτε μέσα σε 1 μήνα: Να απαντάτε πάντα σε ένα αίτημα του υποκειμένου των δεδομένων εντός ενός μηνός. Εάν χρειάζεστε επιπλέον χρόνο για να απαντήσετε ή εάν δεν μπορείτε να χειριστείτε το αίτημα: ενημερώνετε σχετικά το υποκείμενο των δεδομένων εντός ενός μηνός.
- Να διαβιβάζετε την πληροφορία: Όταν λαμβάνετε αίτημα σχετικά με προσωπικά δεδομένα που έχετε διαβιβάσει σε άλλους αποδέκτες, μην ξεχάσετε, εάν χρειαστεί, να ενημερώσετε τους αποδέκτες αυτούς για το αποτέλεσμα του αιτήματος.
- Να καταγράφετε την πορεία των αιτημάτων: Παρακολουθήστε τα αιτήματα των υποκειμένων των δεδομένων και καταγράψτε τις απαντήσεις σας, καταγράψτε επίσης τους λόγους για τους οποίους δεν απαντάτε σε ένα αίτημα.
Πώς να χειρίζεστε αιτήματα των υποκειμένων των δεδομένων για άσκηση δικαιώματος
Η διαφάνεια είναι καίριας σημασίας για την προστασία των δεδομένων γενικά και, φυσικά, στο πλαίσιο των δικαιωμάτων του υποκειμένου των δεδομένων.
Ο υπεύθυνος επεξεργασίας πρέπει:
- να επικοινωνεί με τα υποκείμενα των δεδομένων σε σαφή και κατανοητή γλώσσα (αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε περιπτώσεις που ένας οργανισμός απευθύνεται σε παιδιά)· και
- να διευκολύνει την άσκηση των δικαιωμάτων αυτών, ιδίως με ηλεκτρονικά μέσα. Για παράδειγμα, μπορείτε να παρέχετε ένα ηλεκτρονικό έντυπο στον ιστότοπό σας, το οποίο τα υποκείμενα των δεδομένων να μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να ασκήσουν εύκολα τα δικαιώματά τους όσον αφορά την προστασία δεδομένων.
Να απαντάτε γραπτώς
Ο γενικός κανόνας είναι ότι ένας οργανισμός πρέπει να απαντά στο αίτημα πρόσβασης ενός ατόμου με τον ίδιο τρόπο που υποβλήθηκε το αίτημα ή με τον τρόπο με τον οποίο το υποκείμενο των δεδομένων ζήτησε συγκεκριμένα απάντηση. Κατά προτίμηση, θα πρέπει να απαντάτε γραπτώς και, όπου χρειάζεται, με ηλεκτρονικά μέσα. Απάντηση σε αίτημα δικαιώματος του υποκειμένου των δεδομένων θα μπορούσε να δοθεί προφορικά, αλλά αυτό δεν συνιστάται, καθώς πρέπει να είστε σε θέση να αποδείξετε ότι απαντήσατε στο αίτημα.
Να απαντάτε μέσα σε ένα μήνα
Ο ΓΚΠΔ καθορίζει το χρονικό διάστημα που ένας υπεύθυνος επεξεργασίας πρέπει να απαντήσει σε ένα αίτημα και σε ποιες περιπτώσεις μπορεί να χρεώσει τέλη.
Όταν τα υποκείμενα των δεδομένων ασκούν ένα από τα δικαιώματά τους, ο υπεύθυνος επεξεργασίας πρέπει να απαντήσει εντός ενός μηνός. Εάν το αίτημα είναι υπερβολικά περίπλοκο και απαιτείται περισσότερος χρόνος για να απαντήσετε, τότε ο οργανισμός σας μπορεί να παρατείνει την προθεσμία κατά δύο επιπλέον μήνες, υπό την προϋπόθεση ότι το υποκείμενο των δεδομένων ενημερώνεται εντός ενός μηνός από την παραλαβή του αιτήματος. Εάν ο οργανισμός σας μπορεί να αποδείξει ότι το αίτημα είναι προδήλως αβάσιμο ή υπερβολικό, ιδίως λόγω του επαναλαμβανόμενου χαρακτήρα του, μπορείτε είτε να χρεώσετε ένα εύλογο τέλος είτε να αρνηθείτε να το ικανοποιήσετε.
Εάν ο οργανισμός σας έχει εύλογες αμφιβολίες σχετικά με την ταυτότητα του προσώπου που υποβάλλει το αίτημα (για παράδειγμα, το αίτημα υποβάλλεται από άλλη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εκείνη που χρησιμοποιείται συνήθως από τον πελάτη σας, ή γίνεται εκτός επικυρωμένου λογαριασμού πελάτη), μπορείτε να ζητήσετε πρόσθετες πληροφορίες για να επιβεβαιώσετε την ταυτότητα του υποκειμένου των δεδομένων προτού απαντήσετε.
Εάν δεν σκοπεύετε να ικανοποιήσετε το συγκεκριμένο αίτημα του υποκειμένου των δεδομένων, πρέπει να ενημερώσετε το υποκείμενο των δεδομένων εντός ενός μηνός από την παραλαβή του αιτήματος για τους λόγους για τους οποίους δεν προτίθεστε να ικανοποιήσετε το αίτημα (π.χ. για ποιο λόγο δεν διαγράφετε τα ζητούμενα δεδομένα). Επιπλέον, πρέπει να ενημερώσετε τα υποκείμενα των δεδομένων για τη δυνατότητα υποβολής καταγγελίας στην εθνική αρχή προστασίας δεδομένων και άσκησης δικαστικής προσφυγής.
Μην χρεώνετε τέλος
Ο οργανισμός σας δεν μπορεί να απαιτήσει οποιαδήποτε πληρωμή από ένα υποκείμενο των δεδομένων που ζητά να ασκήσει ένα από τα δικαιώματά του. Ωστόσο, μπορείτε να χρεώσετε ένα τέλος εάν το αίτημα του υποκειμένου των δεδομένων είναι προδήλως αβάσιμο ή υπερβολικό, ιδίως λόγω του επαναλαμβανόμενου χαρακτήρα του. Ο υπολογισμός του τέλους πρέπει να λαμβάνει υπόψη το διοικητικό κόστος απάντησης στο αίτημα για τον οργανισμό σας. Όπως επεξηγήθηκε ανωτέρω, είναι επίσης δυνατόν να απορριφθεί αίτημα προδήλως αβάσιμο ή υπερβολικό. Σε μια τέτοια περίπτωση, πρέπει να είστε σε θέση να το αποδείξετε.
Στην πράξη
- Το υποκείμενο των δεδομένων υποβάλλει αιτήματα πρόσβασης κάθε δύο μήνες στον ξυλουργό που κατασκεύασε το τραπέζι του. Ο ξυλουργός απάντησε πλήρως στο πρώτο αίτημα. Δεδομένου ότι ο ξυλουργός δεν επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα στο πλαίσιο της βασικής δραστηριότητάς του και δεν παρείχε περισσότερες από μία υπηρεσίες στο υποκείμενο των δεδομένων, είναι απίθανο να έχουν επέλθει αλλαγές στο σύνολο δεδομένων που αφορούν στο υποκείμενο των δεδομένων. Το υποκείμενο των δεδομένων διευκρίνισε ότι το νέο αίτημα αφορά στις ίδιες πληροφορίες με το τελευταίο αίτημα. Κατά συνέπεια, το αίτημα αυτό μπορεί να θεωρηθεί υπερβολικό λόγω του επαναλαμβανόμενου χαρακτήρα του.
- Εάν ο ξυλουργός αποφασίσει να παράσχει τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στο πρόσωπο στο οποίο αναφέρονται τα δεδομένα, αλλά έναντι αμοιβής, είναι σκόπιμο να το ενημερώσει εκ των προτέρων, δίνοντάς του έτσι την ευκαιρία να αποσύρει το αίτημα για να αποφύγει τη χρέωση. Εναλλακτικά, ο ξυλουργός μπορεί να ενημερώσει το υποκείμενο των δεδομένων για τους λόγους για τους οποίους δεν θα απαντήσει στο αίτημα αυτό, καθώς και για τη δυνατότητα του υποκειμένου να υποβάλει καταγγελία σε αρχή προστασίας δεδομένων και να προσφύγει στα δικαστήρια.
Δικαίωμα ενημέρωσης
Το δικαίωμα ενημέρωσης επιτρέπει στους χρήστες να κατανοούν τι θα γίνει με τα δεδομένα τους και, κατά συνέπεια, να λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις και να έχουν μεγαλύτερο έλεγχο επί των προσωπικών τους δεδομένων. Όλα τα υποκείμενα των δεδομένων έχουν το δικαίωμα να λαμβάνουν πληροφορίες κατά την επεξεργασία των δεδομένων τους.
Ως οργανισμός που ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας, έχετε την υποχρέωση να ενημερώνετε τα υποκείμενα των δεδομένων.
Ποιες πληροφορίες;
Οι πληροφορίες που πρέπει να παρέχονται διαφέρουν ανάλογα με το αν έχετε συλλέξει τα προσωπικά δεδομένα απευθείας από το υποκείμενο των δεδομένων (άμεση συλλογή, που διέπεται από το άρθρο 13 του ΓΚΠΔ) ή εάν τα έχετε λάβει από άλλη πηγή (έμμεση συλλογή, που διέπεται από το άρθρο 14 του ΓΚΠΔ). Οι ακόλουθοι πίνακες παρέχουν μια επισκόπηση των πληροφοριών που πρέπει να παρέχετε στο υποκείμενο των δεδομένων:
Επιπλέον, ο ΓΚΠΔ απαιτεί από τον οργανισμό σας να παρέχει τις ακόλουθες πληροφορίες για τη διασφάλιση δίκαιης και διαφανούς επεξεργασίας:
Ο οργανισμός σας πρέπει να παράσχει εκ νέου τις πληροφορίες στον δεύτερο πίνακα σε περίπτωση περαιτέρω επεξεργασίας για ένα νέο συμβατό σκοπό που διαφέρει από τον αρχικό. Οι πληροφορίες αυτές πρέπει να παρέχονται πριν από την εν λόγω περαιτέρω επεξεργασία. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει επίσης να δώσετε στο υποκείμενο των δεδομένων εξηγήσεις σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι νέοι και οι προηγούμενοι σκοποί είναι συμβατοί μεταξύ τους.
Πότε πρέπει να παρέχονται οι πληροφορίες;
Εάν ο οργανισμός σας συλλέγει τα προσωπικά δεδομένα απευθείας από το υποκείμενο των δεδομένων, πρέπει να παρέχει τις απαραίτητες πληροφορίες κατά τη στιγμή της συλλογής.
Σε περίπτωση συλλογής προσωπικών δεδομένων από άλλη πηγή, ο οργανισμός σας πρέπει να παράσχει τις πληροφορίες το αργότερο εντός ενός μηνός από την αρχική λήψη των προσωπικών δεδομένων. Αυτή η μέγιστη περίοδος ενός μηνός μειώνεται:
- εάν τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα χρησιμοποιούνται για τον σκοπό της επικοινωνίας με το υποκείμενο των δεδομένων. Στην περίπτωση αυτή, πρέπει να ενημερώσετε το υποκείμενο των δεδομένων το αργότερο κατά τον χρόνο της πρώτης επικοινωνίας μαζί του·
- εάν τα δεδομένα διαβιβάζονται σε άλλον αποδέκτη, ο οργανισμός ενημερώνει σχετικά τα υποκείμενα των δεδομένων το αργότερο κατά τη διαβίβαση των προσωπικών δεδομένων.
Σε καμία περίπτωση δεν μπορεί να παραταθεί η μέγιστη προθεσμία ενός μηνός.
Σε περίπτωση μεταγενέστερων αλλαγών στην επεξεργασία (π.χ. νέοι αποδέκτες, συμβατός σκοπός, διαβίβαση εκτός του ΕΟΧ κ.λπ.), ο οργανισμός σας πρέπει να ενημερώσει το υποκείμενο των δεδομένων σε κάθε περίπτωση πριν από την έναρξη ισχύος της αλλαγής και θα πρέπει να το πράξετε εκ των προτέρων. Όσο πιο ουσιαστική είναι η αλλαγή, τόσο νωρίτερα ο οργανισμός σας θα πρέπει να ενημερώσει το υποκείμενο των δεδομένων ώστε αυτό να έχει στη διάθεσή του εύλογο χρονικό διάστημα για να εκτιμήσει τον αντίκτυπό της και να ασκήσει τα δικαιώματά του.
Πότε ο οργανισμός σας δεν υποχρεούται να κοινοποιεί πληροφορίες;
Ο οργανισμός σας δεν υποχρεούται να ενημερώσει το υποκείμενο των δεδομένων εάν το εν λόγω πρόσωπο έχει ήδη λάβει τις απαραίτητες πληροφορίες.
Σε περίπτωση συλλογής προσωπικών δεδομένων από άλλη πηγή ισχύουν πρόσθετες εξαιρέσεις. Στην περίπτωση αυτή, η παροχή πληροφοριών δεν είναι απαραίτητη εάν:
- η παροχή τέτοιων πληροφοριών αποδεικνύεται αδύνατη ή θα απαιτούσε δυσανάλογες προσπάθειες. Ο πήχης, ωστόσο, γι’ αυτή την εξαίρεση είναι πολύ ψηλά, το οποίο σημαίνει ότι ο υπεύθυνος επεξεργασίας μπορεί να επικαλεστεί το κριτήριο αυτό μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις·
- η απόκτηση ή η κοινολόγηση δεδομένων προβλέπεται ρητά από τον νόμο·
- τα προσωπικά δεδομένα πρέπει να παραμείνουν εμπιστευτικά βάσει νομικής υποχρέωσης επαγγελματικού απορρήτου.
Στην πράξη
- Σε ορισμένες χώρες της ΕΕ, η εθνική νομοθεσία ενδέχεται να υποχρεώνει τις φορολογικές αρχές να ζητούν από τους εργοδότες ορισμένες πληροφορίες σχετικά με τους εργαζομένους. Οι φορολογικές αρχές δεν υποχρεούνται να ενημερώνουν τον εργαζόμενο σε μια τέτοια περίπτωση. Ωστόσο, στο πλαίσιο της υποχρέωσής του να ενημερώνει τον εργαζόμενο, ο εργοδότης τον ενημερώνει ότι οι φορολογικές αρχές είναι ένας από τους αποδέκτες των προσωπικών δεδομένων.
Πώς πρέπει να παρέχονται οι πληροφορίες στο υποκείμενο των δεδομένων;
Ένας καλός τρόπος για την παροχή πληροφοριών είναι να παρέχονται σε διαφορετικά επίπεδα. Με τον τρόπο αυτόν αποφεύγεται η ταυτόχρονη παροχή υπερβολικής ποσότητας πληροφοριών, η οποία μπορεί να είναι επιζήμια για τη διαφάνεια και να καταπνίγει το υποκείμενο των δεδομένων με πληροφορίες. Η χρήση μιας πολυεπίπεδης προσέγγισης ακολουθεί τόσο την απαίτηση για περιεκτικότητα όσο και την απαίτηση παροχής όλων των αναγκαίων πληροφοριών. Αυτό όχι μόνο απλουστεύει το έργο του υπευθύνου επεξεργασίας, αλλά επιτρέπει επίσης στο υποκείμενο των δεδομένων να κατανοήσει τις βασικές πληροφορίες γρήγορα και αποτελεσματικά. Η παρουσίαση των πληροφοριών θα μπορούσε να είναι ως εξής:
- Ένα πρώτο επίπεδο βασικών πληροφοριών
- ΤΙ; Ο οργανισμός παρέχει σύνοψη των βασικών πληροφοριών που χρειάζεται το υποκείμενο των δεδομένων για να αξιολογήσει τον αντίκτυπο και το πεδίο εφαρμογής της επεξεργασίας (π.χ. ταυτότητα του υπευθύνου επεξεργασίας, σκοπός της επεξεργασίας, κατηγορίες αποδεκτών, πηγή δεδομένων, δικαιώματα του υποκειμένου των δεδομένων κ.λπ.).
- ΠΩΣ; Για παράδειγμα, σε μορφή πίνακα, σε ευδιάκριτο σημείο με τίτλο «Βασικές πληροφορίες προστασίας δεδομένων» ή μέσω αναδυόμενων παραθύρων που παρέχουν εξηγήσεις κατά τη συλλογή προσωπικών δεδομένων. Εάν η επεξεργασία βασίζεται στη συγκατάθεση, είναι προτιμότερο να αναφέρονται αυτές οι πληροφορίες στο σημείο όπου το υποκείμενο των δεδομένων πρέπει να δώσει τη συγκατάθεσή του (κοντά στο κουμπί «συγκατάθεση»).
- ΤΙ; Ο οργανισμός παρέχει σύνοψη των βασικών πληροφοριών που χρειάζεται το υποκείμενο των δεδομένων για να αξιολογήσει τον αντίκτυπο και το πεδίο εφαρμογής της επεξεργασίας (π.χ. ταυτότητα του υπευθύνου επεξεργασίας, σκοπός της επεξεργασίας, κατηγορίες αποδεκτών, πηγή δεδομένων, δικαιώματα του υποκειμένου των δεδομένων κ.λπ.).
- Ένα δεύτερο επίπεδο πρόσθετων και λεπτομερέστερων πληροφοριών
- ΤΙ; Σε αυτό το επίπεδο παρουσιάζονται με κατανοητό και ολοκληρωμένο τρόπο οι υπόλοιπες πληροφορίες που απαιτείται να παρέχει ο οργανισμός βάσει των άρθρων 13 και 14 του ΓΚΠΔ.
- ΠΩΣ; Πρόσθετες πληροφορίες μπορούν να παρέχονται με διάφορους τρόπους, για παράδειγμα μέσω υπερσυνδέσμων που περιλαμβάνονται στις βασικές πληροφορίες ή μέσω λήψης ενός εγγράφου. Η παροχή αυτών των πρόσθετων πληροφοριών θα πρέπει να ισορροπεί μεταξύ, αφενός, της περιεκτικότητας και, αφετέρου, της πληρότητας και της ακρίβειας. Οι πληροφορίες θα πρέπει να είναι δομημένες κατά τρόπο ώστε να είναι ευανάγνωστες. Μην ξεχάσετε να προσαρμόσετε τις πληροφορίες στην ομάδα-στόχο (για παράδειγμα: εάν η υπηρεσία σας απευθύνεται σε παιδιά, γράψτε τις πληροφορίες με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορούν να τις κατανοήσουν).
- ΤΙ; Σε αυτό το επίπεδο παρουσιάζονται με κατανοητό και ολοκληρωμένο τρόπο οι υπόλοιπες πληροφορίες που απαιτείται να παρέχει ο οργανισμός βάσει των άρθρων 13 και 14 του ΓΚΠΔ.
Διαβάστε περισσότερα
Δικαίωμα πρόσβασης
Με την άσκηση του δικαιώματος πρόσβασης, τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να επαληθεύουν τη νομιμότητα κάθε δραστηριότητας επεξεργασίας που τα αφορά.
Κατά την άσκηση του δικαιώματος πρόσβασης, τα υποκείμενα των δεδομένων θα πρέπει να λαμβάνουν επιβεβαίωση του υπευθύνου επεξεργασίας σχετικά με το κατά πόσον τα προσωπικά δεδομένα που τα αφορούν υποβάλλονται σε επεξεργασία ή όχι. Στην περίπτωση αυτή, τα υποκείμενα των δεδομένων έχουν πρόσβαση στα προσωπικά τους δεδομένα και στις ακόλουθες πληροφορίες:
- τους σκοπούς της επεξεργασίας·
- τις σχετικές κατηγορίες προσωπικών δεδομένων·
- τους αποδέκτες (ή τις κατηγορίες αποδεκτών) των προσωπικών δεδομένων·
- την περίοδο διατήρησης των προσωπικών δεδομένων ή τα κριτήρια που χρησιμοποιούνται για τον καθορισμό της εν λόγω περιόδου·
- την ύπαρξη του δικαιώματος να ζητηθεί από τον υπεύθυνο επεξεργασίας να διορθώσει ή να διαγράψει προσωπικά δεδομένα ή να περιορίσει την επεξεργασία δεδομένων που αφορούν το υποκείμενο των δεδομένων ή να εναντιωθεί στην εν λόγω επεξεργασία·
- την ύπαρξη δικαιώματος υποβολής καταγγελίας σε αρχή προστασίας δεδομένων·
- την πηγή των δεδομένων (όταν τα προσωπικά δεδομένα δεν συλλέγονται απευθείας από το υποκείμενο των δεδομένων)·
- την ύπαρξη αυτοματοποιημένης λήψης αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ, ουσιαστική πληροφόρηση για το σχετικό σκεπτικό, καθώς και τη σημασία και τις προβλεπόμενες συνέπειες της εν λόγω επεξεργασίας για το υποκείμενο των δεδομένων·
- όταν τα προσωπικά δεδομένα διαβιβάζονται εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης, τίθενται σε εφαρμογή όλες οι κατάλληλες διασφαλίσεις (σύμφωνα με το άρθρο 46 του ΓΚΠΔ σχετικά με τις διαβιβάσεις δεδομένων).
Επιπλέον, το άτομο έχει το δικαίωμα να λαμβάνει (δωρεάν) αντίγραφο των προσωπικών δεδομένων που το αφορούν και τα οποία επεξεργάζεται ο οργανισμός σας. Εάν το άτομοζητήσει πρόσθετα αντίγραφα, ο οργανισμός σας μπορεί να αποφασίσει να χρεώσει ένα εύλογο τέλος το οποίο υπολογίζεται με βάση το διοικητικό κόστος παραγωγής αντιγράφων. Σημειώστε ότι στις περισσότερες περιπτώσεις, τα άτομα δεν μπορούν να υποχρεωθούν να πληρώσουν ένα τέλος για να έχουν πρόσβαση στα προσωπικά τους στοιχεία.
Όταν ένα αίτημα υποβάλλεται ηλεκτρονικά, ο οργανισμός σας θα πρέπει να παρέχει τις αιτηθείσες πληροφορίες σε ευρέως χρησιμοποιούμενη ηλεκτρονική μορφή, εκτός εάν το άτομο ζητήσει κάτι διαφορετικό.
Επισημαίνεται το εξής:
Προτού χορηγήσετε αντίγραφο των προσωπικών δεδομένων, πρέπει να ελέγξετε ότι αυτό δεν θα επηρεάσει τα δικαιώματα και τις ελευθερίες άλλων (π.χ. εάν οι πληροφορίες που αφορούν περισσότερα του ενός πρόσωπα υποβάλλονται σε επεξεργασία στο ίδιο αρχείο ή πληροφορίες που σχετίζονται με εμπορικά απόρρητα και πνευματική ιδιοκτησία).
Δικαίωμα διόρθωσης
Το υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να ζητήσει και να λάβει από τον υπεύθυνο επεξεργασίας τη διόρθωση ανακριβών δεδομένων και τη συμπλήρωση ελλιπών δεδομένων. Εάν ο οργανισμός σας έχει διαβιβάσει τα προσωπικά δεδομένα σε τρίτους, πρέπει να τους ενημερώσετε για τη διόρθωση, εκτός εάν αυτό αποδειχθεί αδύνατο ή απαιτεί δυσανάλογες προσπάθειες.
Στην πράξη
- Ένας πελάτης ενημερώνει τον οργανισμό σας ότι έχει μετακομίσει σε άλλη πόλη. Είστε υποχρεωμένοι να αλλάξετε τη διεύθυνσή του στη βάση δεδομένων των πελατών σας.
Δικαίωμα διαγραφής (δικαίωμα στη λήθη)
Το υποκείμενο των δεδομένων μπορεί να ζητήσει από έναν οργανισμό να διαγράψει προσωπικά του δεδομένα στις ακόλουθες περιπτώσεις:
- τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα δεν είναι πλέον απαραίτητα για τον σκοπό για τον οποίο συλλέχθηκαν
- ο οργανισμός επεξεργάζεται παράνομα τα προσωπικά δεδομένα
- ο οργανισμός πρέπει να διαγράψει τα προσωπικά δεδομένα λόγω νομικής υποχρέωσης
- το υποκείμενο των δεδομένων ανακαλεί τη συγκατάθεσή του και η επεξεργασία δεν έχει άλλη νομική βάση
- το υποκείμενο των δεδομένων άσκησε επιτυχώς το δικαίωμα εναντίωσης
- οι ανήλικοι που έχουν δώσει τη συγκατάθεσή τους για τη χρήση μιας διαδικτυακής υπηρεσίας μπορούν πάντα να ζητήσουν τη διαγραφή τέτοιων προσωπικών δεδομένων (ανεξαρτήτως της τρέχουσας ηλικίας τους)
Όταν τα προσωπικά δεδομένα που πρόκειται να διαγραφούν είχαν προηγουμένως διαβιβαστεί σε άλλους οργανισμούς, πρέπει να ενημερώσετε αυτούς τους αποδέκτες ότι το υποκείμενο των δεδομένων έχει ζητήσει διαγραφή, εκτός εάν αυτό αποδειχθεί αδύνατο ή θα απαιτούσε δυσανάλογες προσπάθειες.
Όταν ο οργανισμός σας υποχρεούται να διαγράψει προσωπικά δεδομένα που έχει δημοσιοποιήσει, πρέπει να λάβει όλα τα εύλογα μέτρα για να ενημερώσει άλλους υπευθύνους επεξεργασίας που επεξεργάζονται τα δεδομένα αυτά ότι το υποκείμενο των δεδομένων έχει ζητήσει τη διαγραφή συνδέσμων ή την αντιγραφή ή αναπαραγωγή των εν λόγω προσωπικών δεδομένων.
Ο οργανισμός σας μπορεί να αρνηθεί τη διαγραφή προσωπικών δεδομένων μόνο σε περιορισμένο αριθμό περιπτώσεων, όπως:
- για την άσκηση του δικαιώματος στην ελευθερία της έκφρασης και της πληροφόρησης·
- για τη θεμελίωση, άσκηση ή υπεράσπιση νομικών αξιώσεων·
- για τη συμμόρφωση με νομική υποχρέωση στην οποία υπόκειται ο οργανισμός ή εκτέλεση καθήκοντος δημοσίου συμφέροντος ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στον οργανισμό·
- για λόγους δημοσίου συμφέροντος στον τομέα της δημόσιας υγείας·
- για σκοπούς αρχειοθέτησης προς το δημόσιο συμφέρον, σκοπούς επιστημονικής ή ιστορικής έρευνας ή στατιστικούς σκοπούς (υπό ειδικές συνθήκες).
Στην πράξη
- Ένας υπάλληλος απολύθηκε από τον οργανισμό σας. Ο υπάλληλος ζητά τη διαγραφή των προσωπικών του δεδομένων από τον υπηρεσιακό του φάκελο. Ωστόσο, είστε υποχρεωμένοι βάσει του εργατικού δικαίου να διατηρείτε διάφορα έγγραφα για το ανθρώπινο δυναμικό (μητρώο υπαλλήλων, αντίγραφα εκκαθαριστικών σημειωμάτων αποδοχών κ.λπ.) για ορισμένο χρονικό διάστημα. Για αυτά τα έγγραφα, πρέπει να απορρίψετε το αίτημα διαγραφής των δεδομένων.
- Ένας πρώην πελάτης δεν επιθυμεί πλέον να λαμβάνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μάρκετινγκ από τον οργανισμό σας και ζητά να διαγράψετε τα στοιχεία επικοινωνίας του. Δεδομένου ότι δεν υπάρχουν επιτακτικοί λόγοι για να συνεχίσετε την επεξεργασία των στοιχείων επικοινωνίας, πρέπει να τα διαγράψετε.
Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας
Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να ζητήσουν περιορισμό της επεξεργασίας των δεδομένων τους. Ως εκ τούτου, ο οργανισμός σας μπορεί να διατηρήσει τα προσωπικά δεδομένα, αλλά πρέπει να παύσει όλες τις άλλες δραστηριότητες επεξεργασίας.
Το υποκείμενο των δεδομένων έχει δικαίωμα στον περιορισμό της επεξεργασίας των δεδομένων όταν:
- το υποκείμενο των δεδομένων αμφισβητεί την ακρίβεια των προσωπικών δεδομένων·
- η επεξεργασία είναι παράνομη: αντί της διαγραφής των δεδομένων, το υποκείμενο των δεδομένων μπορεί να ζητήσει τον περιορισμό της χρήσης των προσωπικών του δεδομένων·
- ο οργανισμός δεν χρειάζεται πλέον τα προσωπικά δεδομένα, αλλά τα δεδομένα εξακολουθούν να είναι απαραίτητα για την άσκηση νομικής αξίωσης από το υποκείμενο των δεδομένων·
- το υποκείμενο των δεδομένων έχει ασκήσει το δικαίωμα εναντίωσης. Ο περιορισμός ισχύει για το χρονικό διάστημα που απαιτείται για να εξακριβωθεί αν οι νόμιμοι λόγοι που επιδιώκει ο οργανισμός υπερισχύουν των λόγων του υποκειμένου των δεδομένων.
Εάν το υποκείμενο των δεδομένων ασκήσει επιτυχώς το δικαίωμά του για περιορισμό της επεξεργασίας, ο οργανισμός σας μπορεί να χρησιμοποιήσει τα δεδομένα μόνο σε ορισμένες ειδικές περιστάσεις, για παράδειγμα με τη συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων ή για την υπεράσπιση νομικών αξιώσεων. Έχετε διαβιβάσει προηγουμένως τα «περιορισμένα» δεδομένα σε άλλους αποδέκτες; Στη συνέχεια, πρέπει να ενημερώσετε αυτούς τους αποδέκτες για τον περιορισμό της επεξεργασίας, εκτός εάν αυτό αποδειχθεί αδύνατο ή απαιτεί δυσανάλογες προσπάθειες.
Πριν από την άρση του περιορισμού, φροντίστε να ενημερώσετε το υποκείμενο των δεδομένων σχετικά με την πρόθεσή σας να το πράξετε.
Δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων
Το δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων επιτρέπει στα υποκείμενα των δεδομένων να αποκτούν τα προσωπικά τους δεδομένα σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο. Με αυτόν τον τρόπο μπορούν εύκολα να επαναχρησιμοποιήσουν τα δεδομένα αυτά και, εάν το επιθυμούν, να τα διαβιβάσουν σε διαφορετικό υπεύθυνο επεξεργασίας. Το δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων μπορεί να ασκηθεί μόνον εφόσον πληρούνται ταυτόχρονα οι παρακάτω τρεις προϋποθέσεις:
- η επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση ή σύμβαση·
- η επεξεργασία είναι αυτοματοποιημένη (δηλαδή δεν υπάρχουν έντυπα έγγραφα)·
- και τα υποκείμενα των δεδομένων έχουν τα ίδια παράσχει τα δεδομένα αυτά. Αυτό περιλαμβάνει επίσης τυχόν δεδομένα που ο οργανισμός σας έχει σημειώσει με βάση τη συμπεριφορά του υποκειμένου των δεδομένων (π.χ. με συνδεδεμένα εξαρτήματα).
Ως εκ τούτου, το δικαίωμα αυτό δεν αφορά δεδομένα που ο ίδιος ο οργανισμός δημιουργεί βάσει των προαναφερθέντων δεδομένων.
Πιο συγκεκριμένα, τα υποκείμενα των δεδομένων έχουν το δικαίωμα:
- να αποκτούν τα προσωπικά τους δεδομένα σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο. Ο μορφότυπος πρέπει να επιτρέπει στο υποκείμενο των δεδομένων να επαναχρησιμοποιεί τα προσωπικά δεδομένα για άλλη υπηρεσία.
Παράδειγμα: Οι XML, JSON και CSV είναι κοινές μορφές που πληρούν αυτό το κριτήριο. Τα μεταδεδομένα πρέπει επίσης να παρέχονται έτσι ώστε τα δεδομένα να μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε άλλη πλατφόρμα. Μια μορφή PDF δεν αρκεί. - να διαβιβάζονται απευθείας τα προσωπικά τους δεδομένα σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας. Ο οργανισμός σας θα πρέπει να το πράξει μόνο εάν μια τέτοια απευθείας διαβίβαση είναι τεχνικά εφικτή.
Στην πράξη
- Ο οργανισμός σας παρέχει επιγραμμικές υπηρεσίες συνεχούς ροής μουσικής (streaming). Οι πελάτες σας μπορούν να ζητήσουν τη μεταφορά των λιστών τραγουδιών τους σε άλλη υπηρεσία ροής μουσικής.
- Είστε μια ΜΜΕ που προσφέρει μια υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν ο πελάτης σας που έχει λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για καθαρά προσωπικές ή οικιακές ανάγκες το ζητήσει, πρέπει να μεταφέρετε τη λίστα διευθύνσεών του και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του σε άλλη υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπό την προϋπόθεση ότι αυτό είναι τεχνικά εφικτό. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, πρέπει να παρέχετε τη λίστα διευθύνσεων και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον πελάτη σε επαναχρησιμοποιήσιμη ψηφιακή μορφή.
Δικαίωμα εναντίωσης
Τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να εναντιωθούν στην επεξεργασία προσωπικών δεδομένων τους «για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή τους». Το δικαίωμα εναντίωσης μπορεί να ασκηθεί μόνο εάν η επεξεργασία βασίζεται σε μία από τις ακόλουθες νομικές βάσεις:
- στο έννομο συμφέρον του οργανισμού ή τρίτου· ή
- στην εκτέλεση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας.
Σε άλλες περιπτώσεις, το υποκείμενο των δεδομένων δεν μπορεί να κάνει χρήση του δικαιώματος εναντίωσης, διότι, για τις άλλες νομικές βάσεις, υπάρχουν εναλλακτικές λύσεις για την επίτευξη του ίδιου σκοπού: σε περίπτωση συγκατάθεσης, το υποκείμενο των δεδομένων μπορεί απλώς να ανακαλέσει τη συγκατάθεσή του. Το υποκείμενο των δεδομένων δεν μπορεί να εναντιωθεί σε επεξεργασία που επιβάλλεται από τον νόμο.
Όταν τα υποκείμενα των δεδομένων ασκούν το δικαίωμα εναντίωσης, ο οργανισμός σας πρέπει να εξισορροπεί τα συμφέροντα και των δύο μερών. Παύει κάθε επεξεργασία αυτών των προσωπικών δεδομένων, εκτός εάν μπορεί να αποδείξει επιτακτικούς και νόμιμους λόγους που υπερισχύουν των δικαιωμάτων και των ελευθεριών του υποκειμένου των δεδομένων (π.χ. έχει ξεκινήσει δικαστική διαδικασία). Ο οργανισμός σας πρέπει να τεκμηριώνει και να κοινοποιεί τους λόγους αυτούς στο υποκείμενο των δεδομένων.
Επισημαίνεται ότι:
Όταν τα δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία για σκοπούς εμπορικής προώθησης, το υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να εναντιωθεί σε αυτή την επεξεργασία χωρίς να παρέχει κανέναν λόγο. Σε αυτή την περίπτωση, οι λόγοι για τους οποίους ο οργανισμός σας επεξεργάζεται αυτά τα δεδομένα δεν είναι σχετικοί και η αντίρρηση πρέπει να οδηγήσει στον άμεσο τερματισμό της επεξεργασίας για τον σκοπό αυτό.
Στην πράξη
- Είστε μια μικρή εταιρεία διοργάνωσης εκδηλώσεων. Όταν κάποιος αγοράζει ένα εισιτήριο για τη συναυλία μιας μπάντας στο διαδίκτυο, λαμβάνει διαφημίσεις για άλλες παρόμοιες συναυλίες. Εάν το άτομο επιθυμεί να σταματήσει να λαμβάνει αυτές τις διαφημίσεις και εναντιώνεται, ο οργανισμός πρέπει να σταματήσει την άμεση προώθηση.
- Είστε μια ΜΜΕ που δραστηριοποιείται στον ασφαλιστικό κλάδο. Σε αυτόν τον κλάδο, τα προσωπικά δεδομένα απαιτούνται σε ορισμένες περιπτώσεις για την καταπολέμηση των πρακτικών νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες. Μπορείτε, ως ασφαλιστικός μεσίτης, να αρνηθείτε να δώσετε συνέχεια στο δικαίωμα εναντίωσης, επειδή οι εθνικοί νόμοι σας για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες σας υποχρεώνουν να επεξεργαστείτε τα δεδομένα.
Διαβάστε περισσότερα
Δικαίωμα να μην υπόκεινται σε απόφαση που βασίζεται αποκλειστικά σε αυτοματοποιημένη επεξεργασία
Ένα πρόσωπο έχει το δικαίωμα να μην υπόκειται σε πλήρως αυτοματοποιημένη απόφαση (δηλαδή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση στη διαδικασία λήψης αποφάσεων), η οποία παράγει έννομα αποτελέσματα ή επηρεάζει σημαντικά το εν λόγω πρόσωπο.
Η αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων συχνά συμβαδίζει με την κατάρτιση προφίλ, η οποία ορίζεται στον ΓΚΠΔ ως «κάθε μορφή αυτοματοποιημένης επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που συνίσταται στη χρήση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για την αξιολόγηση ορισμένων προσωπικών πτυχών που σχετίζονται με ένα φυσικό πρόσωπο, ιδίως για την ανάλυση ή την πρόβλεψη πτυχών που αφορούν την απόδοση στην εργασία, την οικονομική κατάσταση, την υγεία, τις προσωπικές προτιμήσεις, τα συμφέροντα, την αξιοπιστία, τη συμπεριφορά, την τοποθεσία ή τις μετακινήσεις του εν λόγω φυσικού προσώπου» (άρθρο 4 παράγραφος 4 του ΓΚΠΔ).
Για την εφαρμογή αυτού του δικαιώματος, η αυτοματοποιημένη επεξεργασία πρέπει να συνεπάγεται:
- απόφαση που βασίζεται αποκλειστικά στην αυτοματοποιημένη επεξεργασία, χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Αυτό σημαίνει ότι κανένα φυσικό πρόσωπο δεν έχει σημαντικό έλεγχο επί της απόφασης και δεν μπορεί, για παράδειγμα, να τροποποιήσει ή να ανατρέψει την απόφαση·
- απόφαση που παράγει έννομα αποτελέσματα για τα υποκείμενα των δεδομένων ή τα επηρεάζει σημαντικά.
Στην πράξη
- Ένα παράδειγμα νομικών αποτελεσμάτων θα μπορούσε να είναι η αυτόματη καταγγελία μιας τηλεφωνικής σύμβασης, επειδή ο πελάτης δεν έχει πληρώσει τον μηνιαίο λογαριασμό.
- Μια απόφαση που επηρεάζει σημαντικά το πρόσωπο θα μπορούσε να περιλαμβάνεται στα ακόλουθα παραδείγματα (αν και φυσικά το πλαίσιο πρέπει πάντα να λαμβάνεται υπόψη κατά την αξιολόγηση του κατά πόσον ο αντίκτυπος στο υποκείμενο των δεδομένων είναι σημαντικός):
- αποφάσεις που επηρεάζουν την οικονομική κατάσταση των ανθρώπων, όπως το δικαίωμά τους να αποσύρουν πιστώσεις·
- αυτόματη απόρριψη αιτούντων που υποβάλλουν αίτηση μέσω επιγραμμικής πλατφόρμας·
- διαφοροποίηση των τιμών με βάση το ιστορικό περιήγησης και τις αγοραστικές συνήθειες του καταναλωτή·
- αποφάσεις που επηρεάζουν την πρόσβαση κάποιου στην εκπαίδευση, για παράδειγμα την εισαγωγή στο πανεπιστήμιο.
- αποφάσεις που επηρεάζουν την οικονομική κατάσταση των ανθρώπων, όπως το δικαίωμά τους να αποσύρουν πιστώσεις·
Υπάρχουν τρεις περιπτώσεις στις οποίες μπορεί να ληφθεί αυτοματοποιημένη ατομική απόφαση:
- εάν επιτρέπεται από τον νόμο (π.χ. πρόληψη απάτης ή φοροδιαφυγής)·
- εάν η απόφαση βασίζεται στη ρητή συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων· ή
- εάν είναι αναγκαίο για τη σύναψη ή την εκτέλεση σύμβασης. Ωστόσο, πρέπει να γνωρίζετε ότι στην τελευταία αυτή κατάσταση, αυτό εξαρτάται πάντα από αξιολόγηση κατά περίπτωση. Εφόσον υπάρχουν λιγότερο παρεμβατικές για την ιδιωτική ζωή μέθοδοι σχετικά με τη σύναψη ή την εκτέλεση της σύμβασης, η αυτοματοποιημένη απόφαση δεν θεωρείται πλέον «απαραίτητη».
Εάν εμπλέκονται ευαίσθητα δεδομένα, η αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων είναι δυνατή μόνο βάσει ρητής συγκατάθεσης ή σημαντικού δημόσιου συμφέροντος βάσει του ενωσιακού ή του εθνικού δικαίου.
Δικαιώματα του υποκειμένου των δεδομένων για κάθε νομική βάση
